Sumenep, kab-sumenep.kpu.go.id — Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Sumenep mengikuti kegiatan Koordinasi dan Pembinaan Teknis Analisis serta Penyiapan Persidangan di Lingkungan Sekretariat KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Jawa Timur yang diselenggarakan secara daring oleh KPU Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu, 12 November 2025. Kegiatan ini dibuka oleh Sekretaris KPU Provinsi Jawa Timur, Nanik Karsini, dan dipandu oleh Yuliana Dewi, Kepala Bagian Teknis dan Hukum KPU Jawa Timur.
Sebagai narasumber, hadir Barik Muhammad Kurniawan Ardy, Kasubbag Persidangan KPU RI, yang memberikan pembinaan teknis terkait mekanisme dan tata kelola persidangan di lingkungan KPU. Dari KPU Kabupaten Sumenep, kegiatan ini diikuti oleh seluruh pejabat; Sekretaris, Kasubbag serta staf sekretariat yang berpartisipasi secara aktif dalam seluruh rangkaian acara.
Dalam pemaparannya, narasumber menjelaskan bahwa notula merupakan naskah dinas yang memuat pendapat, saran, dan/atau masukan peserta rapat pleno KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota terhadap materi yang dibahas dalam rapat, yang diakhiri dengan kesimpulan rapat oleh pimpinan rapat. Notula disusun dan ditandatangani oleh pejabat atau staf yang diberi tugas, sebagaimana diatur dalam Pasal 62 dan Pasal 63 PKPU Nomor 8 Tahun 2021.
Lebih lanjut disampaikan bahwa notula memiliki peran penting dalam mendukung tata kelola administrasi lembaga. Notula berfungsi sebagai alat bukti apabila terdapat kasus hukum yang membutuhkan bahan pembuktian di pengadilan, sekaligus menjadi sumber informasi yang berisi pendapat peserta rapat berdasarkan keahlian dan peran masing-masing. Notula juga berperan sebagai pedoman untuk rapat berikutnya karena memuat tindak lanjut hasil pembahasan sebelumnya, serta menjadi alat pengingat bagi peserta rapat agar keputusan atau arahan yang telah dibahas dapat diingat dan ditindaklanjuti kembali. Selain itu, notula merupakan dokumen resmi organisasi yang harus disusun secara rapi, terstruktur, dan sesuai dengan kaidah penulisan dalam naskah dinas.
Dalam kesempatan tersebut, narasumber turut memaparkan dasar hukum penyusunan dokumen persidangan dan notula, antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, PKPU Nomor 17 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip, PKPU Nomor 14 Tahun 2020 tentang Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat, PKPU Nomor 8 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas, serta Keputusan KPU Nomor 190 Tahun 2022 tentang Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis KPU. Berdasarkan kerangka berpikir yang disampaikan, dokumen persidangan dikategorikan sebagai dokumen dengan klasifikasi terbatas yang memiliki jangka waktu penyimpanan tertentu dan harus dikelola sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Selain itu, narasumber juga menjelaskan beberapa ketentuan teknis lain dalam penyusunan notula, di antaranya bahwa notula dibuat berdasarkan hasil rekaman jalannya rapat dari awal hingga akhir dan dituangkan dalam kertas kop surat KPU, KPU Provinsi, atau KPU Kabupaten/Kota. Notula disimpan pada filling cabinet khusus yang disusun secara berurutan untuk memudahkan pencarian data sewaktu-waktu diperlukan. Kesimpulan rapat dituangkan dalam berita acara rapat pleno yang dilampiri daftar hadir peserta rapat sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara.
Kegiatan ditutup dengan sesi tanya jawab dan simulasi pembuatan notula sidang, yang memberikan kesempatan kepada peserta untuk mempraktikkan langsung penyusunan notula sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas. Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh jajaran sekretariat KPU Kabupaten Sumenep semakin memahami pentingnya penataan administrasi persidangan dan penyusunan notula yang baik, akurat, serta sesuai standar yang telah ditetapkan oleh KPU RI. (Kontributor : Fathur & Hani / Editor: Saleh / Dokumentasi : Hani)
